Pengelolaan surat keluar sistem buku agenda

PENGELOLAAN SURAT KELUAR

SISTEM BUKU AGENDA

Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak lain.

Surat keluar yang dikirimkan kemungkinan disebabkan oleh tiga faktor :

1)      Merupakan jawaban dari surat masuk atau surat yang diterima

2)      Karena merupakan kebutuhan. 

3)      Karena akan memberikan sesuatu hal.

Prosedur pengurusan surat keluar atau pengiriman surat secara umum adalah sebagai berikut :

A.    Persiapan

Dalam pengelolaan surat memerlukan suatu persiapan dan alat-alat untuk menunjang dalam pengelolaan surat.  Dalam persiapan menulis surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.       Menentukan jenis, ukuran dan warna kertas yang tepat untuk digunakan dalam menulis surat.

b.      Mengemukakan ide, fakta dan informasi yang lengkap dan mudah dipahami.

c.       Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.

d.      Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim, kata-kata dan istilah yang sulit

e.       Menggunakan bahasa yang singkat, jelas dan sopan.

f.       Menggunakan bahasa yang baku.

Setelah memperhatikan hal-hal tersebut diatas, penulis surat harus mengerti dan mengetahui urutan penyusunan surat ataupun masalah apa yang akan disampaikan kepada penerima surat.  Disamping itu seorang penulis surat harus memperhatikan perunjuk dari pimpinan atau pejabat lain yang minta dibuatkan surat.  Surat yang disusun harus sesuai dengan catatan yang diberikan.

B.     Pembuatan Konsep Surat (draft)

Konsep surat sebaiknya dibuat dan disusun menurut bagian-bagian yang lengkap yang menyerupai bentuk tertentu yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi sehingga memudahkan juru tik untuk mengetiknya.  Konsep surat yang tidak disusun dengan baik akan menyulitkan juru tik, karena dia harus banyak menyesuaikan antara konsep dengan bentuk surat yang sebenarnya.

Ditinjau dari segi pembuatannya, maka konsep surat dapat dilakukan dengan dua sistem :

1)      Sentralisasi

Menurut sistem ini semua pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit tertentu yaitu bagian surat menyurat (mail department)

2)      Desentralisasi

Konsep surat dapat dibuat oleh masing-masing unit atau bagian.  Dengan arti kata setiap unit yang ada dalam suatu kantor membuat konsep surat sendiri-sendiri sesuai dengan kebutuhan bagiannya.

Dari segi orang yang membuat, konsep surat dapat dibuat oleh :

a.       Atasan atau pimpinan

Ada 4 kemungkinan pembuatan konsep surat oleh pimpinan :

1)      Atasan membuat sendiri konsep surat secara lengkap dan mengetiknya sendiri.  Biasanya untuk surat yang bersifat rahasia.

2)      Atasan membuat sendiri konsep surat secara lengkap, kemudian menyerahkan kepada juru tik untuk mengetiknya.

3)      Atasan membuat konsep surat secara garis besarnya saja dan dilengkapi oleh sekretaris atau pembantunya untuk diselesaikan, kemudian diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.

4)      Atasan membuat konsep surat dengan cara mendiktekan kepada sekretaris atau pembantunya.

Pendiktean konsep ada dua macam :

1.      Pendiktean Langsung

Adalah pengambilan dikte secara langsung oleh sekretaris kepada pimpinan dengan menggunakan tulisan steno.

2.      Pendiktean Tidak Langsung

Adalah pendiktean dengan menggunakan mesin penyalin dikte (transcribing machine).  Dimana nantinya sekretaris akan menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan.

b.      Konseptor (orang yang ditunjuk untuk membuat konsep surat)

Untuk surat-surat yang sifatnya rutin biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep surat kepada konseptor.

C.    Persetujuan Konsep Surat

Apabila konsep surat telah selesai dibuat, maka konsep surat harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan.  Apabila pada konsep surat terdapat kesalahan atau perlu adanya tambahan, maka konsep surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan.  Surat yang sudah mendapat persetujuan dari pimpinan. Selanjutnya sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.

D.    Mengagendakan Surat

Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat kedalam buku agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat. 

Misalnya pada baris nomor surat tertulis nomor : 001 / KP / VII / 2006.  Artinya :

001      : Nomor urut yang diambil dari buku agenda

KP       : Masalah Kepegawaian (bersumber dari indeks yang dipakai )

VII      : Bulan surat dibuat

2006    : Tahun Surat dibuat

E.     Pengetikan Konsep

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah memperoleh kode atau nomor surat, kemudian diserahkan pada unit pengetikan.  Oleh juru tik konsep surat diketik kedalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.

Surat yang diketik harus kelihatan rapi.  Harus diketik pada kertas yang bagus, rapid an sistematis. Sehingga dapat menarik perhatian bagi orang yang membacanya.  Bentuk surat yang digunakan harus sesuai dengan kepentingannya.

F.     Pemeriksaan Konsep

Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui koreksi kesalahan.

Pemeriksaan konsep surat yang telah diketik dilakukan oleh :

a.       Pengetik surat (juru tik)

Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau setelah dicetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.

b.      Konseptor

Setelah diperiksa juru tik, konsep surat diserahkan kembali kepada konseptor untuk diperiksa

c.       Penanggung jawab surat

Sebelum menandatangani surat, penanggung jawab surat harus membaca dan memeriksa surat terlebih dahulu.

d.      Agendaris

Surat yang akan diagendakan /di catat dalam buku agenda harus pula diperiksa oleh agendaris.

G.    Penandatanganan surat

Apabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau kesalahan, kemudian surat jadi (net surat) disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani.  Surat yang akan ditandangani oleh pimpinan sebaiknya diletakkan pada map khusus (signature folder)

H.    Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab surat, kemudian dicap atau distempel.  Bila terdapat surat yang belum diberi stempel maka suarat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang syah.  Stempel dibubuhka sebelah kiri menyinggung / menyentuh sedikit tanda tangan.

I.       Melipat Surat

Surat-surat yang telah ditandangani dan diberi stempel harus dipisahkan.  Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau lembar kedua disimpan sebagai arsip.  Untuk suarat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam bentuk tertentu.

Ada 8 cara melipat surat, yaitu : Lipatan Tunggal (Single Fold), Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold, lipatan baku (standard fold), lipatan baku rendah (low standard fold), lipatan akordion (accordion fold), lipatan akordion rendah (low accordion fold), lipatan model prancis (French fold) dan lipatan model baron (baronial fold).

J.      Penyampulan surat

Selesai dilipat, surat harus diberi sampul atau amplop.  Pada sampul surat harus dilengkapi :

a.       Alamat pengirim bila tidak memakai kop surat.

b.      Nomor surat diketi di kiri atas di bawah kop surat.

c.       Cap dinas diterapkan pada amplop dibawah nomor.

d.      Stempel bebas bea atau perangko secukupnya.

K.    Pengiriman Surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara :

a.       Dikirim langsung, surat tersebut dikirim langsung atau sendiri oleh kurir ke alamatnya dengan menggunakan buku ekspedisi.

b.      Dikirim melalui pos.  Pengiriman surat melalui pos harus memakai buku pos tercatat.

Pengiriman surat keluar terbagi kedalam dua bagian :

a)      Pengiriman surat keluar intern /masih dilingkungan dalam perusahaan, dalam sistem buku agenda menggunakan buku ekspedisi intern.

b)      Pengiriman surat keluar ekstern, menggunakan buku ekspedisi ekstern.

L.     Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirim kealamat yang dituju.  Sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.